Gestion des priorités (Habitude 3)

Une fois que vous avez défini les bonnes directions pour votre vie (voir habitude 2 : énoncé de mission), il vous faut les bons outils pour passer à l'action. Une gestion des priorités efficace (en particulier mettre l'accent sur ce qui est important et non pas urgent) est absolument essentielle.

(Ceci est le cinquième article de ma série "Stephen Covey - Les 7 habitudes")

Si vous avez atterri sur cet article depuis votre moteur de rechercher préféré et que vous n'avez pas le contexte, merci de commencer ici (sinon vous serez un peu perdu, ce qui serait dommage).

Dans le modèle de Covey, "Donnez la priorité à ce qui est important" constitue l'habitude numéro 3. L'habitude 1 nous fait réaliser que nous sommes seuls responsables de nos actions. Notre pouvoir de création est quasi illimité. L'habitude 2 nous donne une boussole afin de savoir où nous voulons aller exactement dans notre vie. L'habitude 3 est principalement axée sur la prise de décisions et l'action, la réalisation de notre énoncé de mission en d'autres termes.

Gestion des priorités : agenda de la semaine

 


Les quadrants urgent/important

Pour une bonne gestion des priorités, Covey nous fait d'abord comprendre que notre temps peut être divisé en 4 types d'activités ou de tâches.

Urgent Non Urgent
Important Quadrant I

  • Crises
  • Problèmes pressants
  • Projets basés sur des dates butoir
Quadrant II

  • Prévention
  • Soigner ses relations
  • Reconnaissance de nouvelles opportunités
  • Planification
  • Récréation
Non important Quadrant III

  • Interruptions, certains appels téléphoniques
  • Certains emails, rapports
  • Réunions
  • Tâches pressantes
  • Activités populaires
Quadrant IV

  • Trivialités
  • Certains emails
  • Certains appels téléphoniques
  • Activités inutiles et futiles
  • Activités plaisantes

 

Déjà, prendre connaissance de ce modèle m'a permis de réaliser pas mal de choses, en particulier le fait que je choisissais de passer une grande partie de mon temps dans les mauvais quadrants.

Certains diront aussi que ce modèle est une évidence. Mais si on prend les choses comme ça, je vous dirai aussi que tout ce qui touche le développement personnes est une évidence aussi. Et pourtant, nous avons tous besoin d'aide de ce point de vue là.

"Important" : signifie que la tâche contribue à accomplir notre mission (voir habitude 2), est alignée avec vos valeurs et vos priorités.

Nous réagissons aux tâches urgentes. Elles nous tombent dessus et nous nous forçons à les faire par devoir, parfois par stress, parfois par obligation.

Les tâches importantes, en revanche, demandent de la proactivité (voir habitude 1). Il faut faire le choix de les faire, souvent au détriment de tâches plus urgentes, ou de tâches qui sont futiles mais qui nous fournissent une satisfaction personnelle (passer des heures à errer sur YouTube par exemple 🙂  bon il en faut un peu de temps en temps hein ?).

 


Quadrant I : important et urgent

Nous appelons ce quadrant le quadrant de crises, ou le quadrant des problèmes. Nous avons tous des tâches à faire qui appartiennent à ce quadrant, c'est la nature de la vie.

Le problème est que le quadrant I nous bouffe. Il pompe notre énergie. C'est le quadrant qui fait qu'on se pose le soir avec l'impression qu'on a fait un marathon.

Au long terme, le quadrant I :

  • Crée énormément de stress ;
  • Nous amène peu à peu au burnout ;
  • Consiste uniquement à gérer les crises.

Certaines personnes ont besoin d'être dans ce quadrant pour être efficace. C'est la personne qui va attendre quelques jours avant l'échéance pour s'y mettre. Certaines sociétés cultivent le quadrant I, rien de mieux que quelques petits incendies pour focaliser les troupes.

Si vous ne travaillez que sur le quadrant I, il deviendra de plus en plus gros et dominera votre vie. La seule échappatoire semble être le quadrant IV, les activités non importantes et non urgentes (regarder le fil d'actualité de Facebook comme un zombie, à 21h, sur son canapé, avec l’œil droit qui commence à se fermer tout seul alors que le gauche essaie de lire).

Afin d'équilibrer les choses, comme nous le verrons, il faudra passer plus de temps dans le quadrant II car il permet justement d'éviter les crises.

 


Quadrant III : non important, urgent

Pas le meilleur quadrant, nous sommes d'accord. Et pourtant, de nombreuses personnes passent trop de temps dessus croyant qu'elles sont en fait dans le quadrant I !

Ces personnes font l'erreur de penser que vu que la tâche est urgente, elle doit être importante... une réaction humaine entre parenthèses, j'ai moi-même vécu cela de nombreuses fois dans le monde de l'entreprise.

Au long terme, le quadrant III :

  • Amène à une vision de myope, court terme, tête dans le guidon ;
  • Consiste uniquement à gérer les crises ;
  • Est excellent pour ceux qui se soucient de leur réputation (car ça fait bien de sortir le patron de sa crise) ;
  • Nous fait conclure qu'établir des plans et des objectifs est futile ;
  • Nous fait ressentir que nous sommes des victimes du système, hors de contrôle ;
  • Amène à des relations humaines qui sont superficielles ou bancales.

 


Quadrant IV : non important, non urgent

Bon, là, messieurs dames, on n'est pas du tout dans le bon quadrant. Mais nous avons tous passé du temps ici, avouons-le (votre humble serviteur y compris).

A quel moment ai-je ressenti le besoin de passer du temps dans ce maudit quadrant ? Lorsque j'étais tellement bouffé par les quadrants I et III que je n'avais plus ni l'énergie, ni la volonté de faire quoi que ce soit de constructif. J'ai bien peur que ceci m'ait amené à consommer une certaine quantité de séries américaines que je ne nommerai pas ici car j'ai un peu honte 🙂

 


Quadrant II : important, non urgent

C'est ici que l'herbe est la plus verte. En revanche, afin d'y arriver, il faut franchir quelques barbelés.

Ce quadrant est au cœur d'une gestion efficace de notre vie. Il se concentre sur construire des relations humaines durables, écrire un énoncé de mission (eh oui, encore lui), panifier pour le long terme, prendre soin de sa santé, travailler sur la prévention afin d'anticiper les problèmes (qui nous propulsent dans le quadrant I).

Toutes ces choses, nous savons qu'il faut les faire. Nous savons qu'elles sont essentielles pour notre vie. Mais... pas le temps, pas le temps, je suis teeeeellement occupé.

Covey nous pose deux questions :

Question 1 : quelle est l'action que vous pourriez faire aujourd'hui (quelque chose que vous ne faites pas) et que, si faite d'une manière régulière, ferait une énorme différence dans votre vie personnelle ?

Question 2 : quelle est l'action que vous pourriez faire dans votre vie professionnelle qui pourrait apporter des résultats similaires ?

La question suivante, vous la voyez arriver comme un camion : pourquoi ne faites-vous pas cette action ?

Car vous êtes pris dans le cycle infernal des autres quadrants. Il est temps de remettre de l'ordre dans tout ça.

Au long terme, le quadrant II :

  • Nous apprend à nous concentrer sur la vision au long terme ;
  • Nous apporte de l'équilibre dans notre vie ;
  • Nous apprend la discipline et le contrôle ;
  • Nous éloigne du quadrant I et III car il réduit les crises futures.

 


Gestion des priorités hebdomadaires

Afin de déplacer vos efforts vers le quadrant II, Covey recommande l'adoption d'un agenda qui se concentre sur la semaine entière. En effet, la myopie de l'agenda journalier ne fait qu'une chose - favoriser le quadrant I. On perd la vue d'ensemble de la semaine.

Chaque tache et priorité peuvent toujours être adaptées à la journée, mais la planification de base se fait sur la semaine. Elle se fait idéalement chaque dimanche soir ou lundi matin.

Notez bien : le but n'est pas de mettre une priorité sur toute la liste des tâches que vous avez à faire. Ceci est réactif. Le but est de choisir les tâches que vous allez accomplir en fonction de vos priorités, qui sont résumées dans votre énoncé de mission (habitude 2).

Vous décidez, vous avez le pouvoir de dire non à certaines tâches, pour pouvoir dire "oh que oui !" à ce qui compte vraiment. Notez que l'on fait en général l'inverse, on se laisse mener par la liste de tâches qui s'accumulent.

Voici un exemple d'agenda. Je vous explique sous l'image.

Gestions des priorités

Dans la zone bleue : vous placez vos différents rôles (voir article précédent sur l'habitude 2), puis vous faites la liste des objectifs que vous vous êtes fixés pour la semaine. Ces objectifs doivent être en accord avec votre énoncé de mission bien sûr.

Pour le premier rôle "personnel", vous faites la liste des tâches qui sont importantes pour vous personnellement. Par exemple ici, j'ai mis réparer mon vélo, important pour que je puisse continuer ma pratique sportive et rester en bonne santé. Prendre un rendez-vous chez l'ostéopathe pour mon mal de dos, et amener ma voiture au contrôle technique. Tout ceci s'aligne très bien avec ma mission de rester en bonne santé et d'agir en prévention.

Pour le rôle "Mari/Père", j'ai listé ici de planifier la venue d'un membre de ma famille, de réserver une pièce de théâtre pour moi et ma femme, et d'assister à l'entraînement de mon fils. Tout ceci s'aligne avec ma mission d'être présent, à l'écoute, de m'intéresser, d'encourager.

Ensuite, j'ai une liste de rôles et tâches qui sont plus "travail classique". Mon activité étant centrée sur mes blogs, programmes vidéos et autres écrits, j'organise mes journées comme je le veux. Mais le travail reste néanmoins à faire et mes semaines sont bien remplies. Ceci s'aligne avec ma mission d'être un contributeur dans deux domaines qui me passionnent, les plantes médicinales et le développement personnel.

Notez que chaque objectif a un numéro qui permet de le retrouver très facilement une fois qu'on l'a placé dans la zone de droite.

Dans la zone verte : les objectifs qui n'ont pas vraiment de place sur le calendrier. Par exemple, je ne vais pas mettre "prendre RDV ostéopathe" à une heure précise car c'est un coup de fil rapide. Je le mets donc dans la zone du haut en vert. Idem pour réserver des places de théâtre. Les autres objectifs, en revanche, seront placés avec des horaires précis dans la zone orange.

Dans la zone orange : les plages horaires qui sont réservées pour certains objectifs. Les numéros me permettent de facilement les retrouver par rapport à la liste dans la zone bleue.

Notez que cet exemple ne montre que des activités du quadrant II. En réalité, j'ai moi aussi mes activités de quadrant I (s'occuper des impôts, réparer la fuite sous l'évier de la cuisine, etc). Ces tâches doivent toujours être faites. Mais au moins, j'ai placé mes tâches de quadrant II d'entrée de jeu, je ne les perds pas de vue, elles ne seront pas balayées sous le tapis.

Covey suggère aussi de voir quelles activités du quadrant I ou III peuvent être déléguées. Parfois, avec un peu d'argent, on peut employer l'aide de quelqu'un et s'économiser énormément de temps pour reprendre le taureau par les cornes. Un peu d'argent bien investi.

 


Soyez flexible, les choses changent constamment

Vous aurez des semaines pour lesquelles vous aurez tout bien planifié les activités de quadrant II, et tout se casse la gueule car plusieurs activités de quadrant I vont venir s'insérer d'urgence.

C'est la vie. Soyez flexible. Si ces urgences sont alignées avec votre énoncé de mission, il faut les faire. Vous pouvez réorganiser vos activités de quadrant II et les faire passer à la semaine d'après par exemple. Mais elles ne seront pas perdues. Sans ce type d'outil, les activités urgentes écrasent complètement les activités importantes.

Comme parfois, certaines activités urgentes ne seront pas alignées avec la mission que vous vous êtes fixé. Dans ce cas, il faudra avoir le courage de dire non, ce qui est difficile je vous l'accorde.

Exemples :

● Un de mes proches doit être hospitalisé d'urgence. J'arrête tout ce que je fais pour être à ses côtés. Ceci s'aligne tout à fait avec ma mission qui est d'être présent, à l'écoute, de servir mes proches. Je demande de l'aide à ma femme pour prendre la relève sur certaines tâches. Les autres attendront. Dans mon for intérieur, je suis aligné avec mes valeurs.

● Un journal important à qui j'avais promis un dossier dans un mois vient juste de me dire qu'ils ont besoin du dossier en fin de semaine. Le journal étant à grande circulation, ils m'expliquent que je serais bête de manquer cette opportunité. Je réfléchis aux longues soirées que je vais passer à rédiger ce dossier et au fait que j'avais promis de passer du temps avec mon fils. J'explique au journal que je ne pourrai pas écrire le dossier basé sur ces nouvelles conditions. Ils me disent qu'ils trouveront quelqu'un d'autre, dommage pour moi. Peut-être, mais dans mon for intérieur, je suis aligné avec mes valeurs.

 


Gestion des priorités : conclusion

Je vous ai donné un avant-goût très détaillé de l'habitude 3 de Stephen Covey. Afin d'avoir tous les outils entre vos mains et vous organiser au mieux, il faudra vous procurer le livre "Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent".

Ayant utilisé le modèle de Covey pendant des années, je suis là pour vous dire qu'il est très puissant si on a la discipline de s'y tenir. Il permet de vraiment reprendre sa vie en main.

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